Conditions de réservation & d’annulation2020-01-23T18:18:44+01:00

RÉSERVATION / ANNULATION

Ce qu’il faut retenir

Toute organisation de stage ou séjour implique des « risques » pour chaque partie, dans le cas de réservations insuffisantes ou prises tardivement. Nous considérons que ces « risques » doivent être partagés, en bonne intelligence.

Et nous recommandons aux organisateurs de bien lire les conditions prévues dans le contrat, avant de s’engager. En cas de demande par mail, un échange téléphonique est fortement recommandé, afin de clarifier au maximum la préparation de l’organisation et d’assurer ainsi les meilleures conditions d’accueil.

Grand gîte La Hulotte à Brocéliande
nature préservée Brocéliande

Stages, séminaires & groupes

stages et séminaires La Hulotte

Après réception du devis, l’organisateur s’engage à renvoyer le document signé, avec le contrat, signé également et un chèque d’acompte de 30% , dans les 8 jours après réception du devis par mail, faute de quoi les dates demandées sont remises en disponibilité.

En cas de demande de restauration, l’organisateur est mis en relation directement avec le prestataire.

Tout chèque d’acompte sera encaissé. Possibilité de délai en cas de difficulté financière (jusqu’à 1 mois maximum).

Pour les stages en petit groupe, l’équipe du gîte se réserve la possibilité de prendre d’autres réservations, en informant l’organisateur. Si celui-ci souhaite bénéficier de tout le gîte, un supplément sera appliqué : 20 € par lit non utilisé/nuitée.

Le nombre de lits (et repas) réservés est définitif un mois avant le début du séjour. En cas d’annulation d’un ou plusieurs lits, (ou repas) moins de 30 jours avant le début du séjour, l’organisateur devra s’acquitter de la totalité du montant du séjour (hébergement et restauration). Lorsque le nombre de stagiaires n’est pas connu au moment de la réservation, le contrat est fixé sur une base minimale de 8 personnes.

Le prestataire et l’organisateur de stage s’engagent à faire un point régulier, afin d’avoir de la visibilité sur le remplissage du séjour et de s’assurer de son maintien et de la répartition des chambres en fonction de la configuration du groupe et des attentes de chacun (chambre individuelle notamment). Les organisateurs de stage s’engagent à transmettre au prestataire leurs flyers et supports de communication au moins 3 mois avant la réalisation du stage.

Si le stage est annulé plus d’un mois avant la date prévue, l’acompte hébergement est restitué. S’il est annulé moins de 30 jours avant la date prévue, l’acompte n’est pas restitué.

En cas :

  • d’annulation entre le 20ème et le 8ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 50 % du contrat.
  • d’annulation entre le 7ème et le 2ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 75 % du contrat
  • d’annulation la veille ou le jour d’arrivée initialement prévu au contrat ou non-présentation : il sera demandé le paiement de l’intégralité du contrat.

Rappel : Ces modalités s’appliquent également à toute réservation tardive sans versement d’acompte préalable.

En famille ou entre amis

réservez votre séjour au gîte la hulotte

Après réception du devis, l’organisateur s’engage à renvoyer le document signé, avec le contrat, signé également et un chèque d’acompte de 30% , dans les 8 jours après réception du devis par mail, faute de quoi les dates demandées sont remises en disponibilité.

Tout chèque d’acompte sera encaissé. Possibilité de délai en cas de difficulté financière (jusqu’à 1 mois maximum).

Attention : un acompte, ça n’est pas des arrhes et il s’agit bien du versement d’un acompte.
Définitions :

  • L’acompte est un premier versement. Il implique un engagement ferme des deux parties. Il n’y a aucune possibilité de dédit et le Client peut être condamné à payer des dommages-intérêts s’il se rétracte. Le Prestataire lui-même ne peut se raviser, même en remboursant l’acompte au Client.
  • Les arrhes sont perdues si le Client annule sa réservation. Il ne peut être contraint à l’exécution du contrat.

Pour les séjours en petit groupe, l’équipe du gîte se réserve la possibilité de prendre d’autres réservations, en informant l’organisateur. Si celui-ci souhaite bénéficier de tout le gîte, un supplément sera appliqué (en fonction du nombre de chambres non louées). Il existe un tarif pour la location de tout le gîte.

Le nombre de lits (et repas) réservés est définitif 15 jours avant le début du séjour. Si celui-ci est inférieur au nombre initialement réservé, il sera facturé à l’organisateur un montant forfaitaire de 20 € par lit/nuitée non « consommée ». Il en sera de même en cas de location de l’intégralité du gîte sur demande de l’organisateur du séjour, sans occupation totale des chambres. En cas d’annulation d’un ou plusieurs lits, (ou repas) moins de 15 jours avant le début du séjour, l’organisateur devra s’acquitter de la totalité du montant du séjour.

Si le séjour est annulé :

  • entre le 20ème et le 8ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 50 % du contrat.
  • entre le 7ème et le 2ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 75 % du contrat.
  • la veille ou le jour d’arrivée initialement prévu au contrat ou non-présentation : il sera demandé le paiement de l’intégralité du contrat.

Pour la location du gîte complet, il sera demandé un chèque de caution de 450 €.

nature préservée Brocéliande

PRÉPAREZ VOTRE HÉBERGEMENT

Questions fréquentes

Comment réserver un séjour pour un groupe ?2020-01-17T15:00:44+01:00

En contactant le gîte, par téléphone ou par mail, pour préciser la demande et voir les disponibilités.

E-mail : contactez-nous depuis la page Contact.
Tél. : 02 99 07 57 21 – 07 69 71 65 44

Comment assurer une réservation ?2020-01-17T15:04:51+01:00

Après réception du devis, en renvoyant le document signé, avec le contrat, signé également et un chèque d’acompte de 30 % (deux chèques, dans le cas d’une demande avec restauration), dans les 8 jours après réception du devis par mail.

Passé ce délai, les dates demandées sont remises en disponibilité.

Y a-t-il un nombre minimum de réservations pour un groupe ?2020-01-17T15:06:51+01:00

En cas de demande de restauration, le minimum est de 8 personnes.
Si le groupe est moins important, l’organisateur se réserve la possibilité de louer les chambres non occupées. Il est également possible de payer un supplément pour « privatiser » le gîte.

Une fois l’acompte versé, puis-je me rétracter ?2020-01-17T15:07:39+01:00

Un acompte est considéré comme un premier versement. Il implique un engagement ferme des deux parties. Il n’y a aucune possibilité de dédit et le Client peut être condamné à payer des dommages-intérêts s’il se rétracte.

Toutefois, pour plus de souplesse, il est possible de se faire rembourser l’acompte, en cas d’annulation plus d’un mois avant le début du séjour.

Que se passe-t-il en cas d’annulation moins d’un mois avant le séjour ?2020-01-17T15:09:30+01:00

Pour la prestation d’hébergement (et de location de salle le cas échéant) :

L’acompte est conservé.

  • Si annulation entre le 20ème et le 8ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 50 % du contrat.
  • Si annulation entre le 7ème et le 2ème jour inclus avant le début du séjour : il sera demandé le paiement de 75 % du contrat.
  • Si annulation la veille ou le jour d’arrivée initialement prévu au contrat ou non-présentation : il sera demandé le paiement de l’intégralité du contrat.
Quelles sont les conditions pour la réservation des repas  ?2020-01-17T15:10:43+01:00

En ce qui concerne la prestation NUTRIjoie (cuisine vivante, végétarienne, sans gluten et sans lactose), les conditions sont les suivantes :

  • Réservation à réception du mail de l’organisateur : devis et conditions de paiements signés et acompte de 30% par chèque (non remboursable)
  • En cas d’annulation plus de 30 jours avant le début du séjour, seul l’acompte est conservé. La prestation ne sera pas versée par le client.
  • En cas d’annulation moins de 30 jours avant le début du séjour, la totalité de la prestation sera versée.

Par ailleurs, le nombre de repas commandé est dû quoi qu’il arrive. Un point est fait à 30 jours du début du séjour pour confirmer la commande.

Pour les autres prestataires qui pourraient être amenés à intervenir, les conditions seront précisées au client lors de la réservation.

Que se passe-t-il en cas d’annulation tardive d’un ou plusieurs lits réservés ?2020-01-17T15:12:23+01:00

Il est convenu dans le contrat qu’un mois avant le début du séjour, le nombre de lits est considéré comme définitif (d’où la nécessité de faire de points réguliers et de s’assurer dés la réservation que le gîte correspond bien à la capacité de l’organisateur à réunir un nombre suffisant de stagiaires).

Si le groupe prévu à 15, n’est finalement que de 12 personnes, et que cela est notifié moins d’un mois avant le séjour, 2 cas de figure :

  • Le prestataire remet les chambres non louées en location et trouve de nouveaux clients. Dans ce cas, la nouvelle location compense l’annulation des lits par l’organisateur du stage.
  • Le prestataire ne parvient pas à louer les chambres. Dans ce cas, l’organisateur doit régler 20 € par jour/nuitée non « consommée ».

A titre d’exemple, pour un séjour de 3 jours, et un groupe de 15 qui se retrouve à 12, cela représente 180 €.

Si l’annulation a lieu du fait d’un participant, que se passe-t-il ?2020-01-17T15:13:07+01:00

Dans le cas où un participant au stage annule une ou plusieurs nuitées la veille ou le jour d’arrivée initialement prévu, ou encore pendant son séjour, il devra s’acquitter de la totalité des frais d’hébergement le concernant.